Le forum des associations, un rendez-vous à préparer

Chaque année, à l’automne, les forums des associations constituent une occasion de rencontrer le grand public et de recruter de nouveaux adhérents et bénévoles. Comment mettre toutes les chances de votre côté pour tirer profit de l’événement ?

À l’heure du web 2.0 et des réseaux sociaux, les forums des associations pourraient passer pour des événements un peu désuets. Pourtant, ce rendez-vous annuel organisé dans de nombreuses communes de France reste prisé des millions de Français. Entre annulations et reports dus à la crise sanitaire et besoin de se retrouver, il y a fort à parier que la 16e édition du Forum National des Associations & Fondations, qui se déroulera le 20 octobre 2022 au Palais des Congrès de Paris, et les événements locaux connaîtront une fréquentation record.

POURQUOI PARTICIPER À UN FORUM DES ASSOCIATIONS ?

Les occasions de rencontrer des gens intéressés par les actions de votre association ne sont pas si nombreuses. Conçu comme une journée de formation, d’information et d’échanges, cet événement est une bonne occasion de s’informer mais aussi de s’inspirer de ce qui se fait de mieux en matière d’événementiel sur le secteur.

Au-delà, c’est aussi l’opportunité de sensibiliser le public sur votre engagement, dans un cadre convivial. Enfin, vous pourrez également échanger avec d’autres associations et détecter d’éventuelles pistes de partenariats.

DÉFINIR DES OBJECTIFS PRÉCIS

Vous êtes décidé à participer ? C’est le moment de définir les objectifs à atteindre à l’occasion du forum.

Souhaitez-vous recruter des nouveaux membres ? Combien ? Voulez-vous augmenter votre notoriété ? Auprès de qui, grand public, institutions ou entreprises présentes ? Désirez-vous sensibiliser à une cause les personnes qui viendront sur votre stand ?

Forte de ces objectifs, votre équipe pourra prévoir l’investissement financier (kakémonos, affiches, flyers, etc.), le temps à consacrer en amont pour la préparation, les effectifs présents sur place, etc.

COMMUNIQUEZ AVANT, PENDANT ET APRÈS

Plusieurs jours avant le forum des associations, communiquez sur votre participation sur vos réseaux sociaux. N’hésitez pas lancer des invitations à vous retrouver autour d’un café, un thé, ou un jus de fruit pour les plus jeunes.

Pour le jour J, préparez des supports de communication adaptés. Outre un ou plusieurs kakemonos et des affiches, prévoyez des plaquettes de présentation ou à tout le moins des flyers. Si vos moyens le permettent et en accord avec les organisateurs du forum, démarquez-vous en personnalisant votre stand : plantes et fleurs, décors spectaculaires, sono… N’hésitez pas à marquer les esprits sans « écraser » les stands de vos voisins.

Poursuivez votre communication sur les réseaux sociaux tout au long de la journée en publiant des photos et des vidéos des temps forts de votre participation : passage d’un élu, rencontres originales, mini-spectacle, conférence... N’hésitez pas à partager des photos de votre stand et de vos membres à l'œuvre, cela permet de conserver le contact avec votre communauté. Vous pouvez par exemple publier des stories sur Instagram, Facebook ou encore Snapchat.

Sur vos photos, assurez-vous de montrer subtilement votre prudence quant aux risques sanitaires. Le simple fait de voir des personnes se tenant à une distance raisonnable, éventuellement masquées, peut rassurer les personnes les plus réticentes. Cela prouve par ailleurs votre sérieux et peut vous aider à marquer des points auprès d’éventuels adhérents.

De plus, les personnes qui vous suivent vos comptes sur les réseaux sociaux n’ont probablement pas toutes l’opportunité de vous rendre visite au forum des associations. Profitez-en pour leur offrir la possibilité d’assister à vos interventions et vos actions en direct du forum.

Les réseaux sociaux ont cet avantage incontestable de vous offrir une plus grande visibilité, à vous de l’exploiter.

FAITES UN BILAN APRÈS LE FORUM DES ASSOCIATIONS

En interne, faites un bilan : est-ce que les objectifs ont été atteints ? Les résultats obtenus sont-ils bons ? Qu’est-ce qui a bien fonctionné, qu’est-ce qui a moins bien marché ? Quelles nouvelles opportunités ont été détectées ?

Ce bilan vous permettra de tirer les enseignements de votre participation collective et mieux préparer la prochaine édition du forum des associations.

© Jean-Dominique Dalloz – Uni-Médias – Avril 2021 – Mis à jour Septembre 2022
Article à caractère informatif et publicitaire.

#Animation #Gestion #Vie locale #Article

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